Ambon, 21 Januari 2026 — Institut Agama Kristen Negeri (IAKN) Ambon menindaklanjuti peluncuran Digitalisasi Arsip, Dokumen, dan Perpustakaan Digital oleh Menteri Agama Republik Indonesia dengan menggelar pelatihan manajemen arsip berbasis aplikasi MAIS-Flexis. Kegiatan ini dilaksanakan bersama Universitas Kristen Indonesia Maluku (UKIM) dan Sinode Gereja Protestan Maluku (GPM).
Pelatihan tersebut menjadi bagian dari komitmen Kementerian Agama melalui IAKN Ambon dalam mengimplementasikan Asta Protas Kemenag, khususnya pada aspek digitalisasi layanan. Melalui pemanfaatan teknologi informasi, pengelolaan arsip diharapkan lebih tertata, akuntabel, dan mudah diakses untuk mendukung pengambilan kebijakan.
Rektor IAKN Ambon, Prof. Dr. Yance Z. Rumahuru, M.A., dalam sambutannya menekankan pentingnya kolaborasi lintas lembaga dalam penataan arsip digital. Menurut rektor, penggunaan aplikasi MAIS-Flexis tidak hanya berfungsi sebagai media penyimpanan, tetapi juga sebagai basis data strategis bagi penyediaan dokumen pendukung kebijakan dan pembuktian administrasi.
“Kami berharap UKIM dan Sinode GPM dapat berkolaborasi bersama. Dengan aplikasi ini, kita sedang menata arsip digital yang ke depan akan sangat bermanfaat untuk berbagai kebutuhan, mulai dari basis data hingga penyiapan dokumen kebijakan. Karena itu, pelatihan ini memiliki peran yang sangat strategis dan perlu dimaksimalkan,” kata rektor.
rektor juga mendorong peserta pelatihan untuk aktif mengeksplorasi seluruh fitur aplikasi, baik dari aspek teknis, pengelolaan koleksi, hingga proses pemindaian dan publikasi arsip. “Pengetahuan yang disampaikan narasumber harus dieksplorasi secara maksimal oleh peserta agar implementasinya benar-benar optimal,” ujarnya.
Kepada Humas IAKN Ambon, Deika W. Mardheni, Digital Preservation Lead, PT. Aliz Dinamika menyampaikan harapannya agar aplikasi MAIS-Flexis dapat memberikan manfaat nyata bagi seluruh organisasi yang terlibat. Ia menjelaskan bahwa pelatihan yang berlangsung selama dua hari ini difokuskan pada pengenalan sistem informasi MAIS-Flexis beserta fungsi-fungsinya.
“Materi pelatihan meliputi pembuatan entri arsip, pemilihan kategori, pengaitan file dengan deskripsi, hingga proses publikasi. Peserta juga dibekali pengetahuan tentang manajemen arsip fisik, alur preservasi digital, serta praktik langsung memasukkan data ke dalam sistem dan melakukan proses pemindaian arsip,” kata Dieka.
Ia menambahkan, tahapan pengembangan sistem saat ini telah memasuki fase akhir. “Tahap ketiga sudah final. Tinggal ditayangkan, dibenahi, dan dijalankan dengan lebih serius agar manfaatnya dapat dirasakan secara luas,” ujarnya.
Melalui kegiatan ini, IAKN Ambon menegaskan perannya sebagai perguruan tinggi keagamaan negeri yang aktif mendorong transformasi digital dan tata kelola arsip modern di lingkungan pendidikan dan keagamaan.